Ordnung ist das halbe Leben.

Was nicht heisst, dass Sie die Hälfte Ihrer Zeit damit verbringen müssen

Compliance leicht gemacht
Case Study: Aquila & Co. AG

ELO Digital Office mit insa

Bewahren Sie den Überblick

Die Aquila Gruppe ist ein Verbund von unabhängigen Schweizer Vermögensverwaltungsgesellschaften und Family Offices. Zunehmende Regulatoren und die Nachweisbarkeit von Kundenbeziehungen und dessen Aufträge benötigen viel Zeit und Nerven.

Dank des innovativen und einmaligen Geschäftsmodells tätigen Sie keinen Eigenhandel und gehen keine Produkte- oder Marktrisiken ein und verfolgen so auch die Werte von Max Cotting, Gründer und CEO - „Unabhängigkeit ist unser wichtigstes Gut und unsere langfristige Eigenständigkeit steht im Vordergrund“.

Im 21. Jahrhundert dreht sich alles um Informationen, immer und überall online sein gehört zum heutigen Alltag. Die Aquila Gruppe hat sich dieser Aufgabe ebenfalls angenommen und bietet Lösungen an, mit denen Sie jederzeit einfach und sicher Zugriff auf Ihre allgemeinen Finanzinformationen oder der persönlichen Vermögenssituation haben.

Herausforderungen

Insa als führendes Portfolio Management System enthält viele CRM-Funktionen für die Verwaltung von Kundeninformationen wie auch z.B. Besuchs- oder Gesprächsnotizen und weiteren Stammdokumenten auf beliebigen Ebenen. Durch die Ablage ins Dateisystem des Servers ist die Compliance jedoch nicht gewährleistet. Viele Bankbelege in Papier oder elektronischer Form verursachen Aufwände in der Administration und benötigen viel Platz.

Lösung

Insa CRM Stammdokumente und Notizen werden vollautomatisch über die Schnittstelle ins ELO übertragen. Dadurch wird die Compliance gewährt und Beweiskraft gestärkt. Transaktionsbelege können mittels Barcode automatisch ins Portfolio abgelegt und über Insa direkt wieder aufgerufen werden. Über die integrierte PDF Erkennung können auch beliebige elektronische Belege direkt archiviert werden. Die kompletten Stammdaten aus Insa wie Kunden, Partner und Konten werden automatisch eröffnet und stehen umgehend zur Verfügung.

Automatische Ablage aller CRM Dokumente

Im Insa erfasste Kontakte (Notizen) werden im ELO automatisch beim richtigen Partner hinterlegt. Die Portfolios inkl. der Bankkonten werden von Insa zu ELO automatisch synchronisiert. Im Insa hinterlegte Dokumente (z.B. Passkopie) werden automatisch ins ELO übernommen.

Elektronische Bankbelege Archivierung

Bankbelege werden direkt per Drag & Drop ins ELO Archiv verschoben, dies jeweils zum Konto oder Portfolio. Transaktionsbelege hingegen werden über Barcode automatisch zugewiesen und archiviert. Somit ist eine Verknüpfung zwischen Transaktion und Dokument gewährleistet und ein Direktaufruf der Dokumente direkt aus Insa. Die letzte und effektivste Variante der Ablage der elektronischen Bankbelege ist Optive Capture Fibu. Hierbei werden die benötigten Informationen automatisiert aus dem Beleg ausgelesen und ein Abgleich mit den Stammdaten in Insa vorgenommen.

Eröffnung aller Kunden, Partner und Konten Dossier

Jegliche Eröffnung von Kunden, Partner und Konten Dossier in Insa, bewirkt auch die Eröffnung im ELO. Dank dem Stammdatenabgleich werden auch die Benutzerrechte übernommen. Natürlich werden in diesem Zusammenhang auch weitere Dokumente wie Verträge, Korrespondenz etc. im ELO archiviert.

Highlights

  • Automatische Ablage für Stammdokumente über die CRM Anbindung
  • Automatische Ablage von Notizen
  • Automatische Ablage von Transaktionsbelegen mit Barcode
  • Ablage von zusätzlichen Bankbelegen über ELO DropZone
  • Automatische Ablage beliebiger Beilagen über die ELO DropZone
  • Direkter Aufruf der Dokumente aus insa
  • Automatische Eröffnung aller Kunden, Partner und Konten in ELO
  • Archivierung beliebiger andere Dokumente wie z.B. Verträge, Passkopien, Formulare, Korrespondenz usw

Optionale Schnittstelle

  • Optive Capture, automatische Bankbelege Erkennung
  • Optive eBelege, automatischer Bankbelege Download und Vearbeitung ab Bankportal z.B. UBS, Credit Suisse usw.
  • Beliebige weitere Integration anderer Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Personaldokumente usw.

Sie wollen Ihre Prozesse digitalisieren?
Dann sind Sie bei uns genau richtig.

Selbstverständlich unterstützen wir auch Sie gerne, wenn Sie mit digitalem Dokumentenmanagement (DMS/ECM) Vollgas geben möchten.

Optive AG

Wir tun, was wir können. Und wir können, was wir tun. Nicht zuletzt dank unserer Kunden. Seit unserer Gründung im Jahr 2000 haben wir vieles über die Bedürfnisse und Ansprüche im geschäftlichen Alltag gelernt. Heute können wir darum als Gesamtdienstleister alle Schritte des Dokumentenmanagements (DMS/ECM), der Archivierung und der Workflow-Optimierung abdecken. Von der Beratung über die Installation und die Schulung bis hin zum Support.

Möchten Sie mehr über uns und unser Angebot wissen? Kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne.

«Dank der Schnittstelle von Insa zu ELO haben wir mehr Zeit, die wir für unsere Kunden einsetzen können.»

Patrick Schellenberg, Mitglied der Geschäftsleitung

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