Ordnung ist das halbe Leben.

Was nicht heisst, dass Sie die Hälfte Ihrer Zeit damit verbringen müssen

Administration leicht gemacht
Case Study: Neuteerbit AG Salmsach

Dank ELO werden auch die administrativen Prozesse saniert

Die Firma Neuteerbit wurde im Jahre 1933 gegründet, um das neuentwickelte Kaltbitumen zu produzieren. Im thurgauischen Salmsach entstand die Fabrikationsstätte mit Gleisanschluss.

Nebst einem umfangreichen Angebot an Fass- und Stückgutwaren ist eine Flotte von 10 Spritzbalkentankfahrzeugen während der Strassenbausaison vor allem in der Region Ostschweiz, Graubünden und Tessin unterwegs, um ihre Produkte auf Strassen unterschiedlicher Klassen zu applizieren.

Herausforderungen

Die in den unterschiedlichen Unternehmensbereichen, von der Oberflächenbehandlung bis hin zur Riss-Sanierung oder der Vermietung von Tankanhängern oder Rissgeräten, welche die Neuteerbit AG abdeckt, fallen Unmengen von Dokumenten an wie Offerten, Rechnungen, Lieferscheine usw.

ELO soll den Einzug in die Digitale Büroorganisation ermöglichen und der Papierflut ein Ende machen. Die DMS/ECM Lösung soll zudem automatisiert an die bestehende Administrationssoftware PROFFIX angebunden werden um diese mit Informationen zu beliefern.

Lösung

ELO und die dazu passende Scan-Hardware sowie die bestehende Auftragsbearbeitung PROFFIX werden zu einer zeitgemässen Dokumenten- und Workflow-Management Lösung verbunden. Diese Lösung wurde nahtlos in die bestehenden Arbeitsabläufe der Neuteerbit AG eingebunden. Bei der Ablage unterschiedlicher Belege werden zugehörige Informationen (Metadaten) aus PROFFIX ergänzt und so eine strukturierte Ablage, sowie schnelles und komfortables Suchen ermöglicht. Lange Abklärungszeiten und manuelles Abtippen werden somit vermieden. Diese Zeit kann sinnvoll für die Gewinnung von Neukunden und in die Betreuung von Bestandskunden eingesetzt werden.

Highlights

Debitorenablage

Bei der Ablage von Debitoren-Rechnungen werden Kunden- und Auftragsinformationen aus PROFFIX automatisch zum Dokument ergänzt und dank diesen Informationen automatisiert im Archiv abgelegt.

Datensynchronisation mit PROFFIX

Bei der Ablage von Kreditoren-Rechnungen werden Lieferanten- und Auftragsinformationen wie Lieferantenname, Beleg-Nummer, Betrag, Dokumenten-Nummer, Datum und der Buchungstext aus PROFFIX automatisch ergänzt.

Datenanreicherung aus PROFFIX

Spezielle Offerten, welche im Excel erstellt wurden, können bei der Ablage mit Kundeninformationen wie mit dem Kundennamen aus PROFFIX angereichert und ebenfalls automatisiert abgelegt werden.

Dokumentenanzeige direkt aus PROFFIX

Dank der Schnittstelle ELO 4 PROFFIX können auf Knopfdruck aus PROFFIX heraus Debitoren-Rechnungen und weitere Dokumente zu einem Kunden im ELO angezeigt werden.

Sie wollen Ihre Prozesse digitalisieren?
Dann sind Sie bei uns genau richtig.

Selbstverständlich unterstützen wir auch Sie gerne, wenn Sie mit digitalem Dokumentenmanagement (DMS/ECM) Vollgas geben möchten.

Optive AG

Wir tun, was wir können. Und wir können, was wir tun. Nicht zuletzt dank unserer Kunden. Seit unserer Gründung im Jahr 2000 haben wir vieles über die Bedürfnisse und Ansprüche im geschäftlichen Alltag gelernt. Heute können wir darum als Gesamtdienstleister alle Schritte des Dokumentenmanagements (DMS/ECM), der Archivierung und der Workflow-Optimierung abdecken. Von der Beratung über die Installation und die Schulung bis hin zum Support.

Möchten Sie mehr über uns und unser Angebot wissen? Kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne.

«ELO ist ein geniales Tool»

Bruno Messmer, Geschäftsinhaber Neuteerbit AG

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