Ordnung ist das halbe Leben.

Was nicht heisst, dass Sie die Hälfte Ihrer Zeit damit verbringen müssen

Digitale Büroorganisation für Treuhänder
Case Study: Revimag Treuhand AG

Mehr Zeit für persönliche Kundenberatung

Die Firma Revimag Treuhand AG in Dagmersellen erbringt umfassende und qualitativ hochwertige Dienstleistungen für kleinere, mittlere KMU-Betriebe und für Privatpersonen. Die Dienstleistungspalette deckt den gesamten Bereich Treuhand, Immobilien und Wirtschaftsprüfung ab.

Um den stetigen Wachstum der heutigen Anforderungen gerecht zu werden, wächst die Revimag Treuhand AG kontinuierlich. Die Zeiten, in denen die Kundenbedürfnisse mit blossem „Zahläbiige“ erfüllt werden konnten, sind auch für Finanzdienstleister längst vorbei. Persönliche Beratung und die Entwicklung von individuellen Lösungen sind zum Erfolgsfaktor geworden.

Gemeinsam mit Optive hat die Revimag Treuhand AG darum den ersten Schritt in Richtung digitale Büroorganisation gemacht und in die Digitalisierung der bestehenden Arbeitsabläufe investiert.

Herausforderungen

Trotz neuester Technologien und Software-Einsatz ist das Treuhandwesen an der Quelle immer noch eine Zettelwirtschaft und daher oft zeitaufwendig. Viele eigene Ablagen auf dem Computer erschweren eine strukturierte Ablage. Die Verwendung neuer Medien wie z.B. E-Mails oder elektronische Steuererklärungen verlangen neue Aufbewahrungsmöglichkeiten.

Lösung

Durch das Büroorganisationstool ELOprofessional werden Kundendossier mit Dauerakten und allem was dazu gehört zentral und standardisiert angewendet. Die übergeordnete Ablageorganisation wird durch die ELO Ablagemasken ermöglicht und ergibt eine einfach und klar strukturierte Ablage für jedermann. Beliebige Dokumente (gescannt, PDF, Word, Excel, E-Mails, Bilder usw.) können
dabei ins ELO abgelegt werden. Diese werden automatisch inklusive Inhalt in die intelligente Suche „iSearch“ aufgenommen und stehen allen Anwendern, die berechtigt sind, umgehend zur Verfügung.

Archivierung

Erst mal zum Scanner, bitte. Durch die integrierte Scan-Funktion ist die Digitalisierung der einzelnen Belege ohne Umwege und Softwarewechsel möglich. Durch eine benutzerfreundliche Verschlagwortungs-Funktion inklusive Click-OCR kann die zukunftssichere Archivierung bereits bei der Erfassung vorbereitet werden.

Schnittstellen

Was digital kommt, bleibt digital. Durch die Schnittstelle wie zum Beispiel zur Luzerner Kantonalbank können elektronische Bankbelege direkt übernommen, in der ELOprofessional Datenbank erfasst und revisionssicher abgelegt werden.
Im Falle einer Buchprüfung (Steuerprüfung) ist der Zugriff auf alle Daten jederzeit per Mausklick aus der Buchhaltung möglich.

Archivierung

Dank der leistungsstarken und umfangreichen Suchtechnologie (iSearch) bietet ELO einen völlig neuen Suchkomfort an und liefert schnell und valide Suchergebnisse. Weitere Funktionen wie der Dokumentenversand per Mail, Haftnotizen zum Dokument, der Dokumentenfeed oder die ELO DropZone, für die Ablage von Dokumenten über Kacheln, garantieren Ihnen schnelles und effizientes Arbeiten in der Digitalen Büroorganisation.

  • Automatische Ablage von Kreditorenbelege
  • Automatische Ablage aus Lohn-Modul
  • Vollautomatische Ablage beliebiger Beilagen über die ELO DropZone
  • Direkter Aufrufe der Belege aus der Finanzbuchhaltung
  • Automatische Archivierung von Kreditoren und Buchungsbelege
  • Archivierung beliebiger Personaldokumente
  • Archivierung beliebiger anderer Dokumente wie z.B. Verträge, Korrespondenz usw.
  • Archivierung beliebiger Kundendokumente

Weitere Optive Module

  • Optive Capture Fibu, einfache Rechnungserkennung und OP-Generierung in ihrer Finanzbuchhaltung
  • DocXtractor, komplexe, intelligente Rechnungserkennung inklusive OP-Generierung in ihrer Finanzbuchhaltung
  • Optive DocPortal, Webplattform für Kontierung und Freigabe von Kreditoren Rechnungen
  • Optive Treuhand Transfer, Rechnungserkennung und Ablgeich beim Kunden, automatische Buchung beim Treuhänder
  • Optive Cold, Massenarchivierung von Output z.B. Debitoren, Leistungsausweise usw.
  • ELO Web Access für den mobilen Zugriff via Smartphone/Tablet

Sie wollen Ihre Prozesse digitalisieren?
Dann sind Sie bei uns genau richtig.

Selbstverständlich unterstützen wir auch Sie gerne, wenn Sie mit digitalem Dokumentenmanagement (DMS/ECM) Vollgas geben möchten.

Optive AG

Wir tun, was wir können. Und wir können, was wir tun. Nicht zuletzt dank unserer Kunden. Seit unserer Gründung im Jahr 2000 haben wir vieles über die Bedürfnisse und Ansprüche im geschäftlichen Alltag gelernt. Heute können wir darum als Gesamtdienstleister alle Schritte des Dokumentenmanagements (DMS/ECM), der Archivierung und der Workflow-Optimierung abdecken. Von der Beratung über die Installation und die Schulung bis hin zum Support.

Möchten Sie mehr über uns und unser Angebot wissen? Kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne.

«ELO ist einfach, schnell und effizient»

Urs Peyer, Revimag Treuhand AG

Digitale Büroorganisation für Treuhänder

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