Allgemeine Geschäfts­bedingungen (AGB) der Optive AG

IT-Dienstleistungen für die Beschaffung, den Handel und die Wartung von EDV-Hardware und -Software sowie die Erbringung damit zusammenhängender Dienstleistungen

1. Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge, Lieferungen und Leistungen zwischen der Optive AG (nachfolgend «Optive») und dem Kunden und Partnern (nachfolgend «Auftraggeber» oder «Auftraggeberin»), soweit nicht ausdrücklich abweichende schriftliche Vereinbarungen getroffen wurden.

2. Allgemeine Geschäfts­bedingungen der Optive AG

Aufträge können mündlich oder schriftlich, persönlich, via Telefon oder Internet erfolgen. Es gelten in jedem Fall die nachfolgenden allgemeinen Geschäftsbedingungen der Optive AG mit Hauptsitz in 9545 Wängi TG.

3. Allgemeines

Die Optive AG erbringt Dienstleistungen in den Bereichen Archiv, Dokumenten Management (DMS), Workflow sowie ECM, EIM-Systemen und weitere Softwaren für Firmen (Auftraggeber oder Auftraggeberin). Zusätzlich erbringt die Optive AG den Handel von optischen Lesegeräten sowie die damit verbundenen Dienstleistungen wie Reparaturen oder Anpassungen an Konfigurationen für Firmen (Auftraggeber oder Auftraggeberin). Unsere ganze Geschäftstätigkeit unterliegt vollumfänglich diesen Bedingungen, soweit sie nicht durch schriftliche Vereinbarungen abgeändert oder ergänzt worden sind.

4. Vertrags­gegenstand

Der Vertragsgegenstand ergibt sich aus dem jeweiligen Auftrag, Angebot oder Vertrag zwischen Optive und dem Auftraggeber.

Die Optive AG erbringt insbesondere folgende Leistungen:

• Individuelles Customizing und Dokumentation von Lösungen
• Lieferung und Wartung von EDV-Hardware und -Software
• Softwareentwicklung, Installation, Integration
• IT-Beratung, Support- und Serviceleistungen

5. Installationen und Programmie­rungen

Für die Installation zusätzlicher Hard- bzw. Software sowie für die Programmierung von Lesegeräten wird eine fehlerfrei laufende Standardinstallation vorausgesetzt. Die für allfällige Nachinstallationen benötigte Software muss auf dem System verfügbar sein.

Mehraufwand, der aufgrund unvollständiger oder fehlerhafter Installationen bzw. fehlender Software entsteht, wird zusätzlich in Rechnung gestellt. Der Auftraggeber bzw. die Auftraggeberin akzeptiert einen Mehraufwand von bis zu 20 % gegenüber dem offerierten Aufwand, ohne dass eine vorgängige mündliche oder schriftliche Meldung durch die Optive AG erforderlich ist. Bei einem darüberhinausgehenden Mehraufwand wird der Auftraggeber bzw. die Auftraggeberin durch die Optive AG informiert. Noch nicht ausgeführte Arbeiten werden in diesem Fall erst nach Zustimmung durch den Auftraggeber bzw. die Auftraggeberin fortgesetzt.

6. Mitwirkungs­pflichten des Auftraggebers

Der Auftraggeber verpflichtet sich, alle zur Leistungserbringung erforderlichen Informationen, Zugänge und Unterlagen rechtzeitig bereitzustellen. Verzögerungen, die durch unvollständige oder verspätete Mitwirkung entstehen, verlängern die vereinbarten Fristen angemessen. Optive kann in solchen Fällen Mehraufwand in Rechnung stellen.

7. Daten- und Systemsicherung

Der Auftraggeber oder die Auftraggeberin ist vollumfänglich für die Daten- und Systemsicherung verantwortlich. Er oder sie ist verpflichtet, bevor die Optive AG an Hard- bzw. Softwareänderungen vornimmt, vorgängig die nötige Sicherung durchzuführen. Die Optive AG kann zu keinem Zeitpunkt für allfällige Datenverluste bzw. Schäden, verursacht durch den ganzen oder teilweisen Ausfall eines oder mehrerer Systeme, haftbar gemacht werden. Auch allenfalls entgangener Gewinn kann nicht geltend gemacht werden. Wir verweisen in diesem Zusammenhang auf die Datenschutzerklärung der Optive AG. Mit der Bereitstellung der Daten erklärt sich der Auftraggeber ausdrücklich mit den Datenschutzbestimmungen der Optive AG einverstanden. Die Optive AG verfügt über einen dokumentierten Vorfallreaktionsplan (Incidence Response Plan), welcher der frühzeitigen Identifikation, Bewertung und Behandlung sicherheitsrelevanter Vorfälle dient. Ziel dieses Plans ist die Minimierung von Risiken durch angemessene technische und organisatorische Massnahmen (TOM) gemäß Art. 32 DSGVO. Sämtliche im Rahmen eines Dienstleistungsverhältnisses durchgeführten Datenverarbeitungen erfolgen auf Grundlage und unter Einhaltung des Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) der Optive AG, welcher integraler Bestandteil der vertraglichen Beziehung ist.

8. Nutzungsrechte und Urheberrecht

Der Auftraggeber erhält – sofern nicht anders vereinbart – ein einfaches, nicht übertragbares Nutzungsrecht an der von Optive gelieferten oder entwickelten Software sowie an erbrachten Customizing-Leistungen. Die Weitergabe, Vervielfältigung oder Veränderung von Software, Skripten, Dokumentationen, Archivstrukturen und weiteren individuell erstellten Inhalten bedarf der schriftlichen Zustimmung der Optive AG. Jegliches Customizing (z. B. Archivaufbauten, Metadatenmasken, Skripte, Anbindungen, Dokumentationen) steht unter dem Copyright der Optive AG und darf nicht für weitere Projekte ohne schriftliche Einwilligung verwendet oder kopiert werden. Open-Source-Komponenten unterliegen den jeweiligen Lizenzbedingungen und sind entsprechend gekennzeichnet.

9. Garantie

Für neue Hard- bzw. Software kann max. die vom Hersteller der entsprechenden Ware gewährleistete Garantie in Anspruch genommen werden. Fehlerhafte oder defekte Hard- bzw. Software wird gegen Verrechnung des Aufwandes repariert, ausgetauscht bzw. ersetzt. Fehlerhafte oder defekte optische Lesegeräte werden im Rahmen der zweijährigen Garantie ersetzt oder repariert, sofern kein fahrlässiges Fremdverschulden des Auftraggebers vorliegt. Diese Garantiefrist beginnt mit dem Kaufdatum und gilt auch für etwaige Ersatzgeräte.

Für individuell erstellte Customizing-Leistungen (z. B. Archivstrukturen, Skripte, Schnittstellenanbindungen) gewährt die Optive AG eine Garantie von drei Monaten ab Abnahme bzw. Übergabe der Leistung. Nach Ablauf dieser Frist sind Änderungen, Fehlerbehebungen oder Erweiterungen kostenpflichtig und werden nach Aufwand abgerechnet. Für Software gelten die gesetzlichen Gewährleistungsrechte, sofern keine abweichenden vertraglichen Regelungen bestehen. Optive haftet nicht für Störungen oder Schäden, die durch unsachgemäße Bedienung, Änderungen durch den Auftraggeber oder Fremdeinwirkungen entstehen.

10. Offerten

Unsere Offerten sind zeitlich befristet, entweder gemäss den gesetzlichen Regeln oder laut den besonderen Angaben in den Offerten. Ohne besondere Angabe ist eine Offerte 30 Tage gültig. An allen einer Offerte angehörenden Dokumenten behalten wir uns die Eigentums- und Urheberrechte vor. Auf unser Verlangen sind uns diese Unterlagen bei Ausbleiben der entsprechenden Auftragserteilung zurückzuerstatten. Eine Offerte ist in jedem Fall vertraulich zu behandeln und darf ohne unsere Einwilligung nicht an Dritte weitergegeben werden.

11. Annullierungen

Wird ein Auftrag durch den Auftraggeber oder die Auftraggeberin annulliert, behält sich die Optive AG das Recht vor, dadurch entgangenen Gewinn geltend zu machen. In jedem Fall sind Kosten, die bereits angefallen sind, und Preiserhöhungen infolge Auftragsreduktion vom Auftraggeber oder von der Auftraggeberin zu übernehmen.

12. Preise

Die Preise verstehen sich in CHF rein netto exkl. MwSt., zuzüglich Transport-, Verpackungs- Wegkosten und Zölle, sofern nichts anderes vereinbart wurde. Ausgenommen sind Aufträge, die aus dem Ausland stammen. Diese werden in EUR abgerechnet. Die Optive AG behält sich marktbedingte Preisanpassungen oder solche als Folge konkreter Kostensteigerungen (z. B. Lohn- und Materialkosten oder Wechselkurse) vor.

13. Support, Servicezeiten Hotline

Grundsätzlich ist Support zu den aktuellen Stundensätzen kostenpflichtig. Dies gilt auch für Fehlersuche und Analysen. Meldungen sind über die support@optive.ch Email Adresse oder telefonisch über die Hauptnummer 052 366 42 42 abzusetzen. Empfohlen ist die Auslösung per Email da diese automatisch ein Ticket in unserem Ticketsystem auslöst.

Servicezeiten sind Montag – Freitag (ohne eidgenössische und kantonale Feiertage) von 08:00 – 12:00 und von 13.00 – 17:00 Uhr. Ausserhalb dieser Servicezeiten wird der Anruf auf die Piket Zentrale weitergeleitet.

Die Piket Zentrale eröffnet kostenlos ein Ticket auf dem Ticketsystem. Dies wird nach «Best Effort» während den Bürozeiten abgearbeitet. Wird ein ausserordentlicher Einsatz ausserhalb der Servicezeiten gewünscht, dann kann dieser ausschliesslich telefonisch ausgelöst werden. Die Kosten dafür betragen den doppelten aktuellen Stundensatz (exkl. MwSt) plus Arbeitszeit und Zusätze gemäss aktuellem Stundensatz.

Ist ein separater RIS oder Support Abo Vertrag abgeschlossen, gelten die darin enthaltenen Angaben.

14. Mängelrüge

Sofern kein besonderes Abnahmeverfahren vereinbart ist, hat der Kunde die Produkte selbst zu prüfen und allfällige Mängel schriftlich anzuzeigen. Unterlässt der Kunde die Anzeige innerhalb von zwei Wochen nach der Lieferung, gelten die Produkte in allen Funktionen als mängelfrei und die Lieferung als genehmigt. Der Kunde ist dann zur termingerechten Bezahlung verpflichtet.

15. Zahlung

Der gesamte offene Rechnungsbetrag ist innerhalb von 30 Tagen ab Rechnungsdatum rein netto zahlbar. Wird die Zahlung nicht wie vereinbart geleistet, gerät der Auftraggeber oder die Auftraggeberin ohne Mahnung in Verzug. Bei Ausbleiben der Zahlung nach der ersten Mahnung behält sich die mit Optive AG das Recht vor, den Service ohne weitere Mitteilung einzuschränken oder zu unterbinden. Wenn ein Auftrag die Summe von CHF 10’000.00 übersteigt, gelten folgende Zahlungsbedingungen: Soft- und Hardware nach Lieferung. Dienstleistung monatlich nach effektivem Aufwand. Die Optive AG darf am Tag der vertraglichen Leistungserbringung abrechnen. Ausländische Aufträge sind von dieser Regelung ausgenommen und müssen im Voraus beglichen werden. Solange die Zahlung nicht eingegangen ist, erfolgt kein Versand der Ware. Für optische Lesegeräte gelten Mengen- und Händlerrabatte, welche separat ausgewiesen werden. Für Lizenzen und Umprogrammierungen der optischen Lesegeräte können keine Rabatte gewährt werden.

16. Leistungszeit/Verzug

Termine sind nur verbindlich, wenn sie schriftlich ausdrücklich bestätigt wurden. Bei Verzögerungen aufgrund höherer Gewalt oder unvorhersehbarer, nicht durch Optive zu vertretender Ereignisse (z.B. Stromausfälle, Cyberangriffe, Krankheit, Lieferengpässe bei Herstellern), verlängern sich Fristen angemessen.

17. Haftung

Die Optive AG haftet nur für Schäden, die vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht wurden.

Bei leichter Fahrlässigkeit haftet Optive nur bei der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten), begrenzt auf den typischerweise vorhersehbaren Schaden. Eine Haftung für indirekte Schäden, Datenverlust oder entgangenen Gewinn ist – soweit gesetzlich zulässig – ausgeschlossen.

18. Geheimhaltung und Datenschutz

Optive AG und der Kunde verpflichten sich gegenseitig zur Geheimhaltung aller Wahrnehmungen und Unterlagen, die zur geschäftlichen Geheimsphäre gehören. Diese Verpflichtung gilt nicht für Informationen, die nachweislich öffentlich bekannt sind oder ohne Dazutun des Informationsempfängers öffentlich bekannt werden. Die Verpflichtung zur Geheimhaltung besteht nach Beendigung des Vertragsverhältnisses weiter.

Personenbezogene Daten werden durch Optive ausschließlich im Einklang mit den geltenden Datenschutzgesetzen verarbeitet, insbesondere dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG). Weitere Informationen sind in der Datenschutzerklärung einsehbar.

19. Vertragsdauer und Kündigung

Verträge über fortlaufende Dienstleistungen laufen auf unbestimmte Zeit, sofern nichts anderes schriftlich vereinbart wurde. Beide Parteien können mit einer Frist von drei Monaten zum Jahresende kündigen.

20. Abwerbeverbot

Die Parteien werden sich gegenseitig keine Mitarbeiter oder Auftragnehmer abwerben. Diese Verpflichtung gilt während der Dauer der vertraglichen Verpflichtungen zwischen dem Kunden und der Optive AG sowie während einem Jahr darüber hinaus.

21. Change-Management

Im Rahmen eines Change-Management Verfahrens können die Parteien die kommerziellen Konditionen wie Leistungsumfang, Termine und Kosten jederzeit ändern. Solche Änderungen können sowohl schriftlich wie auch mündlich erfolgen. Mündliche Änderungen sind jedoch in jedem Fall in einem Protokoll festzuhalten. Dieses ist der Gegenseite zur Kenntnis zu bringen. Andernfalls gelten die mündlichen Änderungen als nicht erfolgt.

Vertragsänderungen, welche über Abs. 1 hinausgehen, sind nur gültig, sofern sie schriftlich erfolgen. Auf dieses Schriftlichkeitserfordernis kann nur schriftlich verzichtet werden.

22. Ergänzendes Recht

Wo nichts anderes vereinbart wurde, gelten die Bestimmungen des Schweizerischen Rechts.

23. Gerichtsstand

Die mit Optive AG vereinbarten Aufträge unterstehen dem Schweizerischen Recht. Gerichtsstand ist Wängi. Der Auftraggeber oder die Auftraggeberin erklärt ausdrücklich, dass er oder sie sich unter Verzicht auf seinen oder ihren ordentlichen Wohnsitzgerichtsstand dem hier vereinbarten Gerichtsstand unterzieht.

24. Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen Regelung gilt eine rechtlich zulässige Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen möglichst nahekommt.

25. Gültigkeit

Diese allgemeinen Geschäftsbedingungen sind ab dem 1. September 2025 gültig und ersetzen alle früheren Versionen.