Ordnung ist das halbe Leben.

Was nicht heisst, dass Sie die Hälfte Ihrer Zeit damit verbringen müssen

Der Automat für Ihre Kreditorenverarbeitung
Case Study: ELOE 4 bme

Zuverlässig, Kompetent, Praxisorientiert, Lösungsorientiert

Die hoffmann automobile ag ist ein Familienunternehmen, welches seit über 60 Jahren ihre Kunden rund ums Thema Auto unterstützt. Mit 6 verschiedenen Standorte zählt die hoffmann automobile ag zu den grösseren Automobilbetrieben der Schweiz.

Herausforderungen

Die hoffmann automobile ag hatte seit Ihrer Anfangszeit eine grosse Dokumentenflut. Jegliche Dokumente wie Debitoren- und Kreditorenrechnungen, Werkstattaufträge und Garantiebelege etc. mussten in physischer Form aufbewahrt werden. Dies führte zu einem grossen Platzproblem und zu enormen Suchzeiten bei Kundenanfragen oder Garantieabwicklungen. Mit der Einführung von ELO und der Schnittstelle ELO 4 bme machte man einen grossen Schritt in Richtung digitale Büroorganisation.

Lösung (mit Schnittstelle)

Der Einsatz von ELO mit der Schnittstelle von Optive ELO 4 bme zur Branchenlösung bme ermöglicht es einem, die Dokumentenverwaltung und Dokumentenarchivierung in den Garagen zu digitalisieren. Zudem wurden die Kreditoren Rechnungserkennung automatisiert und der Freigabeprozess digitalisiert.

Alle relevanten Kunden-, Fahrzeug- und Geschäftsdokumente können mit ELO gesetzeskonform und revisionssicher digital abgelegt werden.

1. Ablage von Fahrzeugdossier

Im elektronischen Aktenschrank „Fahrzeugdossier“ werden alle relevanten Fahrzeug- und Auftragspapiere abgelegt. Werkstattaufträge können über die Scanstationen automatisch ins ELO abgelegt werden wie auch Fotos und andere Dokumente.

2. Automatische Rechnungserkennung

Über die automatische Rechnungserkennung Optive Capture Fibu werden die Basisinformationen der Rechnung automatische erkannt und an bme weitergeleitet.

3. Kreditoren Workflow

Anhand der Rechnungsarten (Allg. Rechnung, Fahrzeugrechnung, Rückerstattung, Garantie, Ersatzteile) können frei definierbar Kreditoren Workflows hinterlegt werden. Die Rechnungen werden dann automatische in bme übernommen.

4. Schnittstelle zu bme (business management easy)

Durch die massgeschneiderte Schnittstelle kommuniziert ELO reibungslos mit der Software Gesamtlösung für die Automobilebranche der bme ag. Alle relevanten Stammdaten (Kunden, Fahrzeuge usw) werden automatische aus bme übernommen. Der Workflow wird dadurch weiter digitalisiert – zukunftssichere Archivierung und einfache Recherche und Verwaltungsmöglichkeiten sind garantiert.

5. Mobiler Zugriff via Smartphone / Tablet

Über den ELO Web-Access steht der Zugriff auf die Fahrzeugdossier usw. auch mobil über Smartphone und Tablet zur Verfügung.

Funktionsübersicht der ELO 4 bme

  • Automatische Erkennung und Ablage von Kreditoren Rechnungen über Optive Capture
  • Rechnungsfreigabe Workflows anhand der Rechnungsarten (Allg. Rechnung, Fahrzeugrechnung, Rückerstattung, Garantie, Ersatzteile) frei definierbar und automatische Übernahme zu bme
  • Automatische Ablage von Werkstattaufträgen und Anhängen
  • Automatische Ablage Debitoren Rechnungen
  • Automatische Stammdatenübernahme aus bme
  • Ablage von Diagnose Computern über den ELO PDF Drucker
  • Gesetzeskonforme Archivierung von Garantiebelegen

Wir tun, was wir können. Und wir können, was wir tun. Nicht zuletzt dank unserer Kunden. Seit unserer Gründung im Jahr 2000 haben wir vieles über die Bedürfnisse und Ansprüche im geschäftlichen Alltag gelernt. Heute können wir darum als Gesamtdienstleister alle Schritte des Dokumentenmanagements (DMS/ECM), der Archivierung und der Workflow-Optimierung abdecken. Von der Beratung über die Installation und die Schulung bis hin zum Support.

Möchten Sie mehr über uns und unser Angebot wissen? Kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne.

«Der Nutzen eines digitalen Büros wird einem bei der effektiven Umsetzung und anschliessender Verwendung im Alltag immer bewusster.»

Michael Hoffmann, Leiter After Sales
Mitglied der Geschäftsleitung

Der Automat für Ihre Kreditorenverarbeitung

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