Ordnung ist das halbe Leben.

Was nicht heisst, dass Sie die Hälfte Ihrer Zeit damit verbringen müssen

Optive Treuhand Transfer Plattform (ottp) - Digitaler Treuhänder 2.0

Herausforderungen

Trotz innovativerer Softwarelösungen und neuer Technologien bleibt das Treuhandwesen immer noch sehr papierlastig. Zudem werden durch die ansteigenden Anforderungen und Erwartungen immer mehr Tools in der Unternehmung benötigt, welche wiederum wahlweise in einer Filestruktur Ihre Daten ablegen.

Als wäre dies nicht schon genug, kommen weitere gesetzliche Vorschriften dazu, welche es erschweren, die Compliance zu gewährleisten und die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Der Wunsch zu einem digitalen Datenaustausch mit den Kunde wächst auf beiden Seiten.

Die Grundidee

Die Optive AG stellt den Treuhändern eine universelle Plattform auf Basis der eigenen Infrastruktur oder der Optive ELO Cloud zur Verfügung. Diese dient als Drehscheibe zwischen den Treuhand Kunden und dem Treuhänder und ermöglicht den universellen Dokumenten- und Datenaustausch zwischen den Partien.

Der Treuhänder kann dem Kunden Mehrwert anbieten, z.B. durch die gesetzeskonforme Archivierung von Dokumenten wie z.B. Kreditoren, aber auch Dokumentenoutput wie Debitoren, Aufträge inkl. strukturierte Ablage nach KMUarchiv. Über frei definierbare Konnektoren können Dokumente eingeliefert, verarbeitet und auch weitergeleitet werden.

Als Basis dient die ELO ECM Suite (DMS/ECM/EIM), welche auf einem gesetzeskonformen, revisionssicheren Archiv aufgebaut ist und zusätzliche Funktionen anbietet wie das Dokumentenmanagement und die Workflow-Komponente.

Highlights

1. Enterprise Content Management (ECM)

Als Basis dient die ELO ECM Suite als zentrale Informationsinsel. Dank dem gesetzeskonformen, revisionssicheren Archivserver gewährleisten wir die Einhaltung der Compliance. Das integrierte Dokumentenmanagement (DMS) und die Workflow Komponente runden das Ganze ab und ermöglichen eine effiziente, Digitale Büroorganisation.

2. Collaboration / Zusammenarbeit

Die Optive Treuhand Transfer Plattform (ottp) dient nicht nur als Datendrehscheibe zwischen dem Treuhänder und seinen Kunden, sondern ermöglicht auch eine direkte Kommunikation zwischen den Parteien über den ELO Feed oder alternative über ELO Teamroom. Dokumente können live kommuniziert und somit Unklarheiten beseitigt werden.

3. Kreditorenautomatisierung

Ob die Rechnungen in physischer oder elektronischer Form daherkommen, spielt keine Rolle. Wir können über die ottp von einer einfachen Rechnungserkennung, bis hin zur selbstlernenden, intelligenten Rechnungserkennung unterschiedliche Lösungen anbieten. Dank Universelle Konnektoren spielt es dabei keine Rolle, was für ERP- und Fibu-System im Einsatz ist.

4. Mobiler Zugriff

Dank mobilem Zugriff via Smartphone/Tablet und Web Browser können Sie jederzeit, weltweit auf die Daten zugreifen. Des Weiteren gibt der mobile Zugriff die Möglichkeit, an Workflows teilzunehmen und somit von unterwegs z.B. Kreditoren freizugeben. Diese Funktionen und viele mehr stellen wir dem Treuhänder und seinen Kunden zur Verfügung und ermöglichen ein gemeinsames, orts-unabhängiges Arbeiten.

5. Kunden Zugriff

Ermöglichen Sie dem Kunden den Zugriff auf seine Dokumente. Dies kann auf Ihrer Infrastruktur geschehen oder auf einer eigenständigen Kundeninstanz auf unserer Optive Cloud im Schweizer Rechenzentrum. Dadurch bleiben Sie flexibel und können Ihre eigene Infrastruktur Politik weiterführen.

6. Optive ELO 4 Treuhand

Durch die Verwendung einheitlich strukturierter Ablagestrukturen und Masken gelten gleiche Regeln für alle. Trotzdem ist das System flexibel und lässt sich anpassen. Viele Funktionen des Büroorganisationstools ELO ECM Suite erleichtern das tägliche Arbeiten z.B. mit Haftnotizen, Klemmbrett, Aufgaben usw. Ein riesiger Nutzen entsteht durch den Zugriff auf die Dokumente des Vorjahres.

Funktionsumfang

  • ELO 4 Treuhand, strukturierter Archivaufbau für ALLE
  • Gesetzeskomforme, revisionssichere Ablage aller Dokumente (Compliance)
  • Plattform für Datenaustausch und Zugriff zwischen Kunden und Treuhänder
  • Universelle Konnektoren z.B. ERP Kunde und Fibu Treuhänder
  • Rechnungserkennung und OP-Generierung mit Workflow-Freigabe
  • Automatische Debitorenablageund Buchung durch den Kunden
  • Betrieb über Optive ELO Cloud oder auf eigener Infrastruktur
  • Mobiler Zugriff via App für Smartphone/Tablet und Web Browser
  • ELO Analytics für individuelle Dashboards des virtuellen CFO

Weitere Module

  • Optive Capture Fibu; Einfache Rechnungserkennung und OP-Generierung in der Finanzbuchhaltung
  • Optive Approval Portal; Einfache Rechnungsfreigabe via Smartphone/Tablet
  • Optive DocPortal; Web Plattform rein für die Kontierung und Freigabe der Kreditorenrechnungen
  • Optive COLD; Massenarchivierung von Output z.B. Debitoren, Leistungsausweis usw.
  • ELO DocXtractor; Selbstlernende, intelligente Rechnungserkennung und OP-Generierung in der Finanzbuchhaltung
  • ELO Business Solution; Contract, Personnel File, Recruiting, Visitor, Knowledge, Teamroom, Learning, eAkte

Effizientes Prozessmanagement mit ELO

Mit der ELO ECM Suite und deren Modulvielfalt bieten wir eine universale Drehscheibe an, um den elektronischen Dokumenten- und Datenaustausch zu gewährleisten. Über universelle Konnektoren können Dokumente eingeliefert, verarbeitet und weitergeleitet werden.

Sie wollen Ihre Geschäftsprozesse digitalisieren?
Dann sind Sie bei uns genau richtig.

Selbstverständlich unterstützen wir auch Sie gerne, wenn Sie mit digitalem Dokumentenmanagement (DMS/ECM/EIM) Vollgas geben möchten.

Optive AG

Wir tun, was wir können. Und wir können, was wir tun. Nicht zuletzt dank unserer Kunden. Seit unserer Gründung im Jahr 2000 haben wir vieles über die Bedürfnisse und Ansprüche im geschäftlichen Alltag gelernt. Heute können wir darum als Gesamtdienstleister alle Schritte des Dokumentenmanagements (DMS), der Archivierung und der Workflow-Optimierung abdecken. Von der Beratung über die Installation und die Schulung bis hin zum Support.

Möchten Sie mehr über uns und unser Angebot wissen? Kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne.

«Effizient, transparent, ortsunabhängig;
Die Optive Treuhand Transfer Plattform.»

Andreas Forrer, Geschäftsführer Optive AG

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