Ordnung ist das halbe Leben.

Was nicht heisst, dass Sie die Hälfte Ihrer Zeit damit verbringen müssen

Digitale Verwaltung für Pensionskassen
Case Study: SwissPension

Mehr Zeit für persönliche Kundenberatung

Die Allvisa Services AG ist die führende, unabhängige Dienstleistungsunternehmung für Pensionskassen mit Sitz in der Schweiz. Einst als Treuhandgesellschaft 1923 gegründet und seit 1984 im Bereich der beruflichen Vorsorge tätig, setzen sie heute sowie auch in Zukunft auf ihre bewährten Ziele; Unabhängige, kompetente und flexible Dienstleistungen im Bereich der beruflichen Vorsorge.
Sie kennen den Markt, die Bedürfnisse und die Herausforderungen der Pensionskassen und unterstützen in jeglicher Hinsicht als externer Partner. Um dem Tagesgeschäft gerecht zu werden, arbeitet die Allvisa Service AG für die Versichertenverwaltung
mit dem Produkt SwissPension.

Swiss Pension integriert alle in der Pensionskassenverwaltung benötigten Geschäftsprozesse sowohl technisch als auch fachlich auf Höchstniveau. Swiss Pension Internet ermöglicht Datenabfragen übers Web sowie das externe Durchführen von Mutationen und Simulationen. Swiss Pension Schnittstellen tauscht Daten mit bestehenden Systemen aus, vereinheitlicht und vereinfacht
so die Abläufe und minimiert Fehler. Swiss Pension Services erstreckt sich von der Prozessdefinition und Installation bis hin zur Produktivstart-Begleitung vor Ort. Die SwissPension AG ist entstanden aus den beiden Firmen EDV-Praxis Pfister AG (Gründung 1984) sowie WebDev GmbH (Gründung 2000).

Herausforderungen

Aktuell werden immer mehr Geschäftsunterlagen oft in mehreren physischen Archiven und in diversen elektronischen Ablagen im Windows Explorer oder einer Filestruktur archiviert. Aufgrund der grossen Anzahl archivierten Dokumente und dem Umstand, dass Dokumente wegen gesetzlicher Normen sehr lange aufbewahrt werden müssen, stossen physische Archive mengenmässig an Ihre Kapazitätsgrenzen und elektronische Ablagen werden unübersichtlich und intransparent.

Und als wäre dies nicht schon genug, kommen weitere gesetzliche Vorschriften dazu, welche es erschweren, die Compliance zu gewährleisten und die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einzuhalten.

Lösung

SwissPension in Kombination mit der ELO ECM Suite bietet Pensionskassen eine moderne und standardisierte Versichertenverwaltungs-Lösung auf höchstem technischem und fachlichem Niveau.

Mit der Schnittstelle der beiden Systeme können alle Vorteile beider Systeme optimal genutzt werden. Dank der unterschiedlichen Client Technologien kann zusätzlich auch via Smartphone/Tablet oder einfach über den Web Browser auf die Systeme zugegriffen werden.

Durch die tiefe Integration können die User auch wie gewohnt mit der Hauptapplikation SwissPension weiterarbeiten und erhalten durch ELO weitere Zusatzfunktionen, welche Sie ebenfalls über SwissPension steuern können. Somit gewährleisten wir die Gesetzeskonformität aller abgelegten Dokumente und die User können trotzdem in der gewohnten Umgebung weiterarbeiten.

Gesetzeskonforme Ablage

Dokumente aus SwissPension werden automatisch in ELO gesetzeskonform, revisionssicher archiviert. Somit werden die gesetzlichen Richtlinien eingehalten und wir können die Compliance gewährleisten. Dank der Schnittstelle ELO 4 SwissPension wird auch der Massenimport von Dokumenten gewährleistet.

Integrierte Vorschau

Dank der Schnittstelle zwischen SwissPension und ELO werden sämtliche Dokumente, welche zu einem Versicherten, einer Stiftung, einem Rentner usw. abgelegt wurden, direkt in SwissPension aufgelistet. Mit nur einem Klick aufs Dokument wird dieses direkt in der integrierten Vorschau angezeigt.

Dokumente schnell wiederfinden

Die tiefe Integration zwischen SwissPension und ELO ermöglicht es, auf Seiten SwissPension über eine Volltextsuche nach Dokumenten zu suchen. Dank der Volltextsuche können Dokumente auch nach ihrem Inhalt durchsucht werden und nicht nur nach der Bezeichnung.

Dokumentenablage aus ELO Postbox

Eingescannte Dokumente können direkt via SwissPension aus der ELO Postbox archiviert werden. Hierbei können Informationen wie Dokumententitel, Typ, Geschäftsfall und eine Bemerkung mitgegeben werden. Dies betrifft Dokumente, welche nicht durch SwissPension generiert werden.

Direktanzeige in SwissPension

Einfache, integrierte Anzeige der abgelegten Dokumente direkt in SwissPension über die neue Archivlasche.

  • Vollautomatische Ablage der Leistungsausweise
  • Automatische Ablage von jeglichen Dokumenten „one click“
  • Direktes Anzeigen von Dokumenten in SwissPension
  • Vorlagenverwaltung und Freigabe „4 Augen Prinzip“
  • Automatische Ablage von Lebensbescheinigungen (Rücklauf)
  • Zentrales oder Dezentrales Archivieren
  • Volltextsuche direkt über SwissPension und ELO

Optional

  • Zentraler Posteingang „frühes scannen“
  • Mobiler Zugriff via Smartphone/Tablet
  • ELO Contract, Vertragsmanagement
  • Diverse ELO und Optive Module

Sie wollen Ihre Prozesse digitalisieren?
Dann sind Sie bei uns genau richtig.

Selbstverständlich unterstützen wir auch Sie gerne, wenn Sie mit digitalem Dokumentenmanagement (DMS/ECM) Vollgas geben möchten.

Optive AG

Wir tun, was wir können. Und wir können, was wir tun. Nicht zuletzt dank unserer Kunden. Seit unserer Gründung im Jahr 2000 haben wir vieles über die Bedürfnisse und Ansprüche im geschäftlichen Alltag gelernt. Heute können wir darum als Gesamtdienstleister alle Schritte des Dokumentenmanagements (DMS/ECM), der Archivierung und der Workflow-Optimierung abdecken. Von der Beratung über die Installation und die Schulung bis hin zum Support.

Möchten Sie mehr über uns und unser Angebot wissen? Kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne.

«Dank ELO und SwissPension konnte die Ablage optimiert werden, sodass sich unsere Mitarbeiter auf die
Kernkompetenzen konzentrieren können»

Sadri Sengör, Leiter Informationstechnik

Digitale Verwaltung für Pensionskassen

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