Conditions générales de vente (CGV) d'Optive AG

Services informatiques pour l'achat, le commerce et la maintenance de matériel et de logiciels informatiques, ainsi que la fourniture de services connexes.

1) Champ d'application

Les présentes conditions générales de vente (CGV) s'appliquent à tous les contrats, livraisons et prestations entre Optive AG (ci-après "Optive") et le client et les partenaires (ci-après "le client" ou "le donneur d'ordre"), sauf si des accords dérogatoires ont été expressément conclus par écrit.

2. conditions générales de vente d'Optive AG

Les commandes peuvent être passées oralement ou par écrit, en personne, par téléphone ou par Internet. Dans tous les cas, les conditions générales de vente suivantes d'Optive AG, dont le siège est à 9545 Wängi TG, s'appliquent.

3. généralités

Optive AG fournit des prestations de service dans les domaines de l'archivage, de la gestion des documents (DMS), du workflow ainsi que de l'ECM, des systèmes EIM et d'autres logiciels pour des entreprises (mandant ou mandataire). En outre, Optive AG assure le commerce d'appareils de lecture optique ainsi que les prestations de service qui y sont liées, telles que les réparations ou les adaptations de configurations pour les entreprises (mandant ou mandataire). L'ensemble de nos activités commerciales est soumis aux présentes conditions, dans la mesure où elles n'ont pas été modifiées ou complétées par des accords écrits.

4. objet du contrat

L'objet du contrat résulte de la commande, de l'offre ou du contrat respectif entre Optive et le client.

Optive AG fournit notamment les prestations suivantes :

• Personnalisation et documentation des solutions
• Fourniture et maintenance de matériel et de logiciels informatiques
• Développement de logiciels, installation, intégration
• Conseil, assistance et services informatiques

5. installations et programmations

Pour l'installation de matériel ou de logiciels supplémentaires ainsi que pour la programmation de lecteurs, une installation standard fonctionnant sans erreur est supposée. Les logiciels nécessaires pour d'éventuelles installations ultérieures doivent être disponibles sur le système.

Les dépenses supplémentaires dues à des installations incomplètes ou erronées ou à des logiciels manquants seront facturées en sus. Le client ou la cliente accepte un surcroît de travail allant jusqu'à 20 % par rapport à l'offre, sans qu'une notification préalable orale ou écrite de la part d'Optive AG soit nécessaire. En cas de dépenses supplémentaires dépassant ce montant, le donneur d'ordre sera informé par Optive AG. Dans ce cas, les travaux non encore exécutés ne seront poursuivis qu'après l'accord du client ou de la cliente.

6) Obligation de coopération du donneur d'ordre

Le client s'engage à fournir à temps toutes les informations, accès et documents nécessaires à la réalisation de la prestation. Les retards dus à une collaboration incomplète ou tardive prolongent les délais convenus de manière appropriée. Dans de tels cas, Optive peut facturer des dépenses supplémentaires.

7. sauvegarde des données et du système

Le client ou la cliente est entièrement responsable de la sauvegarde des données et du système. Il ou elle est tenu(e), avant que l'Optive AG n'apporte des modifications au matériel ou au logiciel, d'effectuer au préalable la sauvegarde nécessaire. Optive AG ne peut à aucun moment être tenue responsable d'éventuelles pertes de données ou de dommages causés par la panne totale ou partielle d'un ou plusieurs systèmes. Elle ne peut pas non plus faire valoir un éventuel manque à gagner. Nous renvoyons dans ce contexte à la déclaration de protection des données d'Optive AG. En fournissant les données, le donneur d'ordre se déclare expressément d'accord avec les dispositions de protection des données d'Optive AG. Optive AG dispose d'un plan de réponse aux incidents (Incidence Response Plan) documenté, qui sert à l'identification, l'évaluation et le traitement précoces des incidents liés à la sécurité. L'objectif de ce plan est de minimiser les risques par des mesures techniques et organisationnelles (TOM) appropriées conformément à l'article 32 du RGPD. Tous les traitements de données effectués dans le cadre d'une relation de service sont réalisés sur la base et dans le respect du contrat de traitement des commandes (CTP) d'Optive AG, qui fait partie intégrante de la relation contractuelle.

8. droits d'utilisation et droits d'auteur

Sauf accord contraire, le client reçoit un droit d'utilisation simple et non transmissible du logiciel livré ou développé par Optive ainsi que des prestations de customisation fournies. La transmission, la reproduction ou la modification de logiciels, scripts, documentations, structures d'archives et autres contenus créés individuellement nécessitent l'accord écrit d'Optive AG. Toute personnalisation (par exemple les structures d'archives, les masques de métadonnées, les scripts, les connexions, les documentations) est soumise au copyright d'Optive AG et ne peut pas être utilisée ou copiée pour d'autres projets sans autorisation écrite. Les composants open-source sont soumis aux conditions de licence respectives et sont signalés en conséquence.

9ème garantie

Pour le matériel informatique ou les logiciels neufs, il est possible de faire valoir au maximum la garantie offerte par le fabricant de la marchandise concernée. Le matériel et les logiciels défectueux sont réparés, échangés ou remplacés contre facturation des frais. Les lecteurs optiques défectueux ou non conformes sont remplacés ou réparés dans le cadre de la garantie de deux ans, pour autant qu'il n'y ait pas eu de négligence de la part du client. Cette période de garantie commence à la date d'achat et s'applique également aux éventuels appareils de remplacement.

Pour les prestations de customisation créées individuellement (par ex. structures d'archives, scripts, connexions d'interfaces), Optive AG accorde une garantie de trois mois à compter de la réception ou de la remise de la prestation. Passé ce délai, les modifications, corrections d'erreurs ou extensions sont payantes et sont facturées en fonction du temps passé. Les droits de garantie légaux s'appliquent aux logiciels, sauf dispositions contractuelles contraires. Optive n'est pas responsable des dysfonctionnements ou des dommages résultant d'une utilisation non conforme, de modifications apportées par le client ou d'interventions extérieures.

10. offres

Nos offres sont limitées dans le temps, soit selon les règles légales, soit selon les indications particulières figurant dans les offres. Sans indication particulière, une offre est valable 30 jours. Nous nous réservons les droits de propriété et d'auteur sur tous les documents faisant partie d'une offre. Sur notre demande, ces documents doivent nous être restitués si la commande correspondante n'est pas passée. Une offre doit dans tous les cas être traitée de manière confidentielle et ne doit pas être transmise à des tiers sans notre accord.

11. annulations

Si une commande est annulée par le client ou la cliente, Optive AG se réserve le droit de faire valoir le manque à gagner qui en découle. Dans tous les cas, les frais déjà engagés et les augmentations de prix résultant de la réduction de la commande sont à la charge du client ou de la cliente.

12e prix

Les prix s'entendent en CHF net, hors TVA, frais de transport, d'emballage et de douane non compris, sauf accord contraire. Les commandes provenant de l'étranger sont exclues. Celles-ci sont facturées en EUR. Optive AG se réserve le droit d'adapter les prix en fonction du marché ou suite à des augmentations concrètes des coûts (par ex. coûts des salaires et des matériaux ou taux de change).

13. assistance, heures de service Hotline

En principe, le support est payant au tarif horaire en vigueur. Cela vaut également pour la recherche d'erreurs et les analyses. Les messages doivent être envoyés via l'adresse e-mail support@optive.ch ou par téléphone au numéro principal 052 366 42 42. Il est recommandé d'envoyer le message par e-mail, car il déclenche automatiquement un ticket dans notre système de tickets.

Les heures de service sont du lundi au vendredi (hors jours fériés fédéraux et cantonaux) de 08h00 à 12h00 et de 13h00 à 17h00. En dehors de ces heures de service, l'appel est transféré à la centrale de piquet.

La centrale de piquet ouvre gratuitement un ticket sur le système de tickets. Celui-ci est traité selon le principe du "best effort" pendant les heures de bureau. Si une intervention extraordinaire est souhaitée en dehors des heures de service, elle peut être déclenchée exclusivement par téléphone. Les frais s'élèvent au double du tarif horaire actuel (hors TVA), plus le temps de travail et les suppléments selon le tarif horaire actuel.

Si un contrat d'abonnement RIS ou d'assistance séparé a été conclu, les indications qui y figurent s'appliquent.

14. réclamation pour défaut

Si aucune procédure de réception particulière n'a été convenue, le client est tenu de contrôler lui-même les produits et de signaler par écrit les éventuels défauts. Si le client omet de le signaler dans les deux semaines suivant la livraison, les produits sont réputés exempts de défauts dans toutes leurs fonctions et la livraison est considérée comme acceptée. Le client est alors tenu de payer dans les délais.

15e paiement

Le montant total de la facture ouverte est payable net dans les 30 jours à compter de la date de la facture. Si le paiement n'est pas effectué comme convenu, le client ou la cliente est mis en demeure sans rappel. En cas d'absence de paiement après le premier rappel, mit Optive AG se réserve le droit de limiter ou d'interrompre le service sans autre notification. Si une commande dépasse la somme de CHF 10'000.00, les conditions de paiement suivantes s'appliquent : Logiciel et matériel après livraison. Service mensuellement selon les frais effectifs. Optive AG peut facturer le jour de la fourniture contractuelle de la prestation. Les commandes étrangères sont exclues de cette règle et doivent être réglées à l'avance. Tant que le paiement n'a pas été reçu, la marchandise n'est pas expédiée. Pour les lecteurs optiques, des rabais de quantité et de revendeur sont applicables et sont indiqués séparément. Aucune remise ne peut être accordée pour les licences et les reprogrammations des lecteurs optiques.

16. délai d'exécution/retard

Les délais ne sont contraignants que s'ils ont été expressément confirmés par écrit. En cas de retards dus à des cas de force majeure ou à des événements imprévisibles non imputables à Optive (p. ex. pannes de courant, cyber-attaques, maladie, difficultés de livraison chez les fabricants), les délais sont prolongés de manière appropriée.

17. responsabilité

Optive AG n'est responsable que des dommages causés intentionnellement ou par négligence grave.

En cas de négligence légère, Optive n'est responsable qu'en cas de violation d'obligations contractuelles essentielles (obligations cardinales), limitée aux dommages typiquement prévisibles. Toute responsabilité pour des dommages indirects, une perte de données ou un manque à gagner est exclue - dans la mesure où la loi le permet.

18) Confidentialité et protection des données

Optive AG et le client s'engagent mutuellement à garder le secret sur toutes les perceptions et tous les documents qui font partie de la sphère commerciale secrète. Cette obligation ne s'applique pas aux informations dont il est prouvé qu'elles sont de notoriété publique ou qu'elles le deviennent sans que le destinataire de l'information n'ait à intervenir. L'obligation de confidentialité subsiste après la fin de la relation contractuelle.

Les données personnelles sont traitées par Optive exclusivement en conformité avec les lois applicables en matière de protection des données, notamment la loi suisse sur la protection des données (LPD). De plus amples informations peuvent être consultées dans la déclaration de protection des données.

19. durée du contrat et résiliation

Les contrats de services continus sont conclus pour une durée indéterminée, sauf accord écrit contraire. Les deux parties peuvent y mettre fin avec un préavis de trois mois avant la fin de l'année.

20. interdiction de débauchage

Les parties ne se débaucheront pas mutuellement des employés ou des contractants. Cet engagement est valable pendant la durée des obligations contractuelles entre le client et Optive AG et pendant un an au-delà.

21. gestion du changement

Dans le cadre d'une procédure de gestion du changement, les parties peuvent modifier à tout moment les conditions commerciales telles que l'étendue des prestations, les délais et les coûts. De telles modifications peuvent être effectuées par écrit ou oralement. Toutefois, les modifications orales doivent toujours être consignées dans un procès-verbal. Celui-ci doit être porté à la connaissance de l'autre partie. Dans le cas contraire, les modifications orales sont considérées comme n'ayant pas eu lieu.

Les modifications du contrat allant au-delà du paragraphe 1 ne sont valables que si elles sont faites par écrit. Il ne peut être renoncé à cette exigence de forme écrite que par écrit.

22. droit complémentaire

Sauf convention contraire, les dispositions du droit suisse s'appliquent.

23. lieu de juridiction

Les commandes convenues avec Optive AG sont soumises au droit suisse. Le for juridique est Wängi. Le donneur d'ordre ou la donneuse d'ordre déclare expressément qu'il ou elle se soumet au for convenu ici en renonçant à son for ordinaire de domicile.

24) Clause de sauvegarde

Si certaines dispositions des présentes CGV sont ou deviennent totalement ou partiellement caduques, la validité des autres dispositions n'en est pas affectée. La disposition invalide sera remplacée par une disposition juridiquement admissible qui se rapproche le plus possible de l'objectif économique de la disposition invalide.

25. validité

Les présentes conditions générales sont valables à partir du 1er septembre 2025 et remplacent toutes les versions précédentes.