MÜLLER-STEINAG SERVICES AG

Le défi

Des processus papier hétérogènes et l'absence de structures numériques compliquaient la collaboration entre les services et les sites. Les factures, bons de livraison et documents financiers étaient distribués physiquement, les validations étaient fastidieuses et la recherche de documents prenait beaucoup de temps. Il n'existait jusqu'alors aucun système centralisé de gestion des documents, les processus devaient être redéfinis et harmonisés.

Solution

Avec l'introduction de la suite ELO ECM, une plateforme numérique centrale a été créée pour tous les documents pertinents. En collaboration avec Optive AG, MÜLLER-STEINAG a mis en place des flux de travail automatisés, un système de classement structuré et la connexion aux systèmes ERP existants. Le flux de travail numérique des créanciers a servi de point de départ et a été progressivement étendu à d'autres processus et sociétés du groupe.

Points forts

• Stockage centralisé et numérique des documents pour tous les services
• Workflows automatisés pour les créanciers et les débiteurs
• Reprise directe des factures, bons de livraison et documents de vente depuis les systèmes ERP
• Gestion versionnée des plans CAO avec création automatique de fichiers PDF
• Grande acceptation par les utilisateurs grâce à une utilisation intuitive

Aperçu des fonctions

• Système de gestion documentaire uniforme pour l'ensemble du groupe d'entreprises
• Classement automatique des documents fournisseurs, clients et commerciaux
• Processus de validation numériques incluant des logiques de substitution
• Archivage structuré à long terme de documents financiers et administratifs
• Accès à toutes les informations pertinentes, quel que soit le service ou le site