Auf die elektronische Archivierung kann niemand verzichten
Die Arbeitswelt wird immer komplexer, die Anforderungen steigen und branchenübergreifend werden von jedem Unternehmen Höchstleistungen erwartet. Für das Management der Informationsmengen ist die elektronische Archivierung daher ein unverzichtbares Element geworden. KMU und Grossbetriebe setzen gleichermassen auf Software-Lösungen, die jeweils ihrem Bedarf angepasst sind.
Elektronische Archivierung für das Leben in einer Informationsgesellschaft
Im 21. Jahrhundert sind fast alle Lebensbereiche von Informations- und Kommunikationstechnologie durchdrungen. Der Austausch von Wissen und Daten ist Alltag geworden. Für viele Branchen hat sich die Arbeit daher binnen weniger Jahre stark gewandelt. Wo früher Aktenschränke mit Patientendaten standen, übernimmt heute der Praxis-PC das Datenmanagement. Dasselbe gilt für alle Dienstleister und Verkaufsbranchen. In einer Informationsgesellschaft ist elektronische Archivierung die sinnvolle Antwort auf die wachsende Datenmenge.
Unternehmen können problemlos unzählige Rechnungen und Verträge entsprechend der Aufbewahrungsfristen lagern und verwalten E-Mail-Verläufe, wichtige Skizzen, Tabellen etc. Wer die elektronische Archivierung sinnvoll strukturiert und pflegt, arbeitet effizient und behält dieses Leistungsniveau spielend auch bei steigender Datenmenge.
Elektronische Archivierung: Medien und Software
Damit die elektronische Archivierung funktionieren kann, müssen passende Speichermedien genutzt werden. Bereits in den 1980ern entstand die Idee der WORM-Medien. Sie können nur einmalig beschrieben werden, denn der Speichervorgang ändert die Struktur des Speichermediums. Neben WORM-CDs nutzt man heute DVDs-ROMs, die nach dem gleichen Muster arbeiten. Die elektronische Archivierung soll sicherstellen, dass ein revisionssicheres Archiv entstanden ist. Die Daten sind strukturiert und unveränderbar.
Gesteuert wird die elektronische Archivierung durch moderne Software. Unabhängig vom schlussendlichen Speichermedium übernimmt die Software das Dokumentenmanagement DMS/ECM. Sie garantiert die Authentizität der Informationen durch Historienverläufe und macht dank Metadaten das sichere Ablegen und Finden möglich. Die Archive sind strukturiert, die Nutzung durch Zugangsdaten auf Ausgewählte beschränkt und das Informationsnetz kann stabil arbeiten.
Elektronische Archivierung mit ELO
ELO (kurz für Elektronische Leitz Ordner) richtet sich als Software an alle Unternehmen, die auf elektronische Archivierung setzen möchten. Der Name kommt nicht von ungefähr, denn das System beruht auf der klassischen Idee, wie Archivschränke aufgebaut sein sollten, damit der Überblick gewahrt bleibt. Die ELO-Software überträgt diesen zeitlos geltenden Ansatz in die digitale Welt und ermöglicht eine elektronische Archivierung durch digitale Ordner, Register und Archive. Damit das Feature-Angebot bedarfsgerecht ist, bietet ELO verschiedene Ausführungen an.
Zeit für die elektronische Archivierung in Ihrem Betrieb?
Die Optive AG ist Ihr starker Partner, wenn es um die Suche nach passenden Archivierungs- und Datenmanagementlösungen geht. Wir beraten Sie zu den einzelnen ELO-Ausführungen und bringen neben unserem Fachwissen gleichzeitig Praxiserfahrung ins Spiel. Ihre Geschäftsprozesse sollen dank Software-Unterstützung ohne störende Faktoren ablaufen und überflüssige Prozesse zu einem Problem der Vergangenheit machen. Elektronische Archivierung ist neben dem Workflow-Management, dem Angebot eines E-Mail-Management-System und dem Dokumenten-Management eine Kernkompetenz der Optive AG.
Wünschen Sie eine Installation der Software durch uns, so besuchen wir Sie in Ihren Geschäftsräumen und richten Ihnen das System startbereit ein. Treten Probleme auf, sind wir telefonisch, per E-Mail sowie dank Online- und Remote-Support zur Stelle. Schulungen und Webseminare sind ebenfalls Teil unseres Angebotes und vermitteln hilfreiche Kompetenzen im täglichen Umgang mit Management- und Archivierungssoftware.