MÜLLER-STEINAG SERVICES AG

Heraus­forderung

Papierbasierte, uneinheitliche Prozesse und fehlende digitale Strukturen erschwerten die abteilungs- und standort­übergreifende Zusammenarbeit. Rechnungen, Lieferscheine und Finanzdokumente wurden physisch verteilt, Freigaben waren aufwendig und die Dokumentensuche zeitintensiv. Ein zentrales Dokumenten­management­system war bislang nicht vorhanden, Prozesse mussten neu definiert und vereinheitlicht werden.

Lösung

Mit der Einführung der ELO ECM Suite wurde eine zentrale, digitale Plattform für alle relevanten Dokumente geschaffen. Gemeinsam mit Optive AG implementierte MÜLLER-STEINAG automatisierte Workflows, eine strukturierte Ablage sowie die Anbindung bestehender ERP-Systeme. Der digitale Kreditoren­workflow diente als Einstiegspunkt und wurde schrittweise auf weitere Prozesse und Gesellschaften der Gruppe ausgeweitet.

Highlights

• Zentrale, digitale Dokumentenablage für alle Abteilungen
• Automatisierte Kreditoren- und Debitorenworkflows
• Direkte Übernahme von Rechnungen, Lieferscheinen und Verkaufsdokumenten aus ERP-Systemen
• Versionierte Verwaltung von CAD-Plänen mit automatischer PDF-Erstellung
• Hohe Benutzerakzeptanz dank intuitiver Bedienung

Funktions­­übersicht

• Einheitliches Dokumenten­management­system für die gesamte Unternehmens­gruppe
• Automatische Ablage von Kreditoren-, Debitoren- und Verkaufs­dokumenten
• Digitale Freigabe­prozesse inklusive Stell­vertretungs­logiken
• Strukturierte Lang­zeit­archivierung von Finanz- und Verwaltungs­dokumenten
• Abteilungs- und standort­übergreifender Zugriff auf alle relevanten Informationen